Les conférences réussies ont toutes une chose en commun : un planificateur quelque part qui a planifié tôt et souvent pour le succès. Les professionnels de l’événementiel qui organisent les conférences les plus réussies sont toujours à la recherche de conseils et d’astuces pour peaufiner leurs stratégies et s’attaquer à leurs tâches. Si vous cherchez des moyens d’améliorer votre processus, de maximiser l’efficacité de votre conférence, de vous épargner quelques maux de tête et de vous assurer que toutes les bases sont couvertes, utilisez ces conseils infaillibles de planification de conférence.
Planifiez à l’avance
Selon la taille de la conférence, vous devez planifier le plus tôt possible. S’il s’agit d’une grande conférence, elle doit avoir lieu plusieurs mois à l’avance, mais même pour un événement plus petit, il faudra un certain temps pour mettre tous les problèmes au bon endroit. Il est recommandé de partir au moins six mois avant l’événement. Bien que les conférences puissent être un environnement en constante évolution, le fait de prendre des décisions en temps utile et de respecter les délais des fournisseurs permettra en fin de compte d’organiser des événements de manière efficace et d’économiser de l’argent en matière de surcoûts et de frais de transport et de personnel supplémentaires. Au stade de la planification, il est conseillé de décider du type d’événement que vous souhaitez organiser, du nombre de participants, du nombre d’orateurs, de la durée de la conférence, etc. Si vous avez un emplacement spécifique, votre horaire doit dépendre de ces facteurs. Cliquez ici pour réserver une salle de réunion.
Choisissez le lieu
Le lieu est un facteur important pour la réussite d’une conférence. Si votre conférence doit durer 2 à 3 jours ou plus, vous avez besoin d’un lieu facilement accessible, bien desservi par les transports publics et offrant un bon choix d’hôtels et de restaurants dans les environs. Si la planification d’une réunion réussie vous semble être une tâche ardue ou si vous n’avez pas une grande expérience de la gestion d’événements, parlez-en à votre interlocuteur. Ils ont une grande expérience et ils sont tout à fait disposés à la partager avec vous, car votre succès est aussi celui du lieu de la conférence. Grâce à son expérience et à sa connaissance, ils peuvent vous proposer des solutions sur-mesure afin de maximiser l’utilisation de son espace et de ses services.
Fixez un budget
L’établissement d’un budget bien détaillé est un élément essentiel dans votre organisation. Si votre séminaire a déjà eu lieu, demandez au président de l’année dernière de vous faire part de ses commentaires. Dressez un tableau aussi clair de vos recettes et de vos dépenses. L’idéal est de définir ce qui fera le succès de votre conférence : le lieu, les intervenants, l’animation, la salle à manger ? Tous ces éléments peuvent contribuer au succès d’une conférence, mais ils ont également une incidence sur vos coûts. Planifiez deux ou trois budgets différents et choisissez celui qui est le plus susceptible de faire de votre conférence un succès.
Le parrainage d’un événement peut profiter à votre association de nombreuses façons. Comment allez-vous payer pour votre événement ? Outre l’exploration de ressources gratuites par le biais de votre réseau, l’importance d’une exposition et d’une stratégie de parrainage soigneusement planifiées est immense. Les sponsors sont constamment à la recherche de nouveaux partenariats, ce qui signifie que les planificateurs et les organisateurs de réunions ont de nombreuses possibilités d’établir des liens qui apportent de la valeur à toutes les parties prenantes. Tout dépend de votre approche. Si vous obtenez un parrainage, préparez un budget énumérant les principaux éléments de coût de la liste de contrôle que vous avez créée
