Pour réussir l'organisation de votre événement, découvrez les 20 questions qu'il faut vous poser avant de vous lancer.
Ai-je besoin d'avoir recours à un professionnel de l'événementiel ?
En fonction de l'ampleur de votre événement, vous pouvez décider de l'organiser seul ou avec l'aide d'un professionnel. Pour mettre toutes les chances de votre côté pour le réussir, cette dernière option est à privilégier. Pour contacter rapidement une agence d'évènementiel, rendez-vous sur le site internet envol-fr.com.
Quel est mon budget ?
Avant toute chose, il est essentiel de définir votre budget. En effet, celui-ci détermine tous vos autres choix, qu'il s'agisse de la restauration, de l'animation ou encore de la promotion.
Quel est le nombre d'invités que je souhaite convier ?
L'organisation d'un évènement diffère grandement selon que vous souhaitez convier 50, 100 ou 500 personnes. Avant de vous lancer dans l'organisation, vous devez donc répondre à cette question essentielle. Combien de personnes souhaitez-vous inviter ?
Quel est le type d'événement que je souhaite organiser ?
S'agit-il d'un événement professionnel ou privé ? Cela peut être un team building, une conférence, un séminaire… Ou bien il peut s'agir d'une fête d'anniversaire, d'un mariage, d'une soirée dansante… Dans tous les cas, connaître le type d'événement que vous souhaitez organiser constitue une information déterminante dans la réussite de votre projet.
Quand aura lieu mon événement ?
Fixer une date est une étape clé de l'organisation de votre événement. Pour faire votre choix, vous devez prendre en compte un certain nombre d'éléments : vacances scolaires, saison, jours fériés… Avant de prendre votre décision, vous devez mûrement réfléchir en amont ! En effet, rien ne doit être laissé au hasard.
Où aura lieu mon événement ?
Une fois que vous avez défini la date de votre événement, vous devez procéder au choix du lieu géographique dans lequel vous souhaitez l'organiser. Si vous avez besoin de louer une salle de fêtes, il est important de vous y prendre le plus tôt possible.
Comment est-ce que je souhaite annoncer mon événement ?
L'annonce d'un événement peut se faire par le biais d'une carte, d'un courrier ou d'une lettre. Vous avez l'embarras du choix ! Si vous optez pour la carte, sachez qu'il existe de nombreux sites internet pour créer des cartes personnalisées pour votre événement.
Quel type de restauration est-ce que je souhaite ?
La restauration est un aspect très important de tout événement. Qu'il s'agisse d'un événement privé ou professionnel, une multitude de choix s'offre à vous : cocktail dinatoire, pique-nique, dîner avec service…
Quelles sont les animations que je prévois ?
L'animation événementielle est déterminante dans la réussite de votre projet. Cet aspect de l'événement doit être pris très au sérieux. S'il s'agit d'un événement professionnel, il peut être nécessaire de faire appel à des conférenciers, par exemple. Pour un événement privé, vous devez peut-être engager des musiciens, des danseurs ou des animateurs.
Vais-je engager des artistes pour l'événement ?
En organisant votre événement, vous devez déterminer rapidement si vous avez besoin d'engager des artistes. Ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté pour trouver LA personne qu'il vous faut.
Ai-je besoin d'un photographe ?
En faisant appel à un photographe, vous bénéficiez de photographies de l'événement, ce qui est très apprécié !
Aurais-je recours à des prestataires de service ?
Traiteurs, agents de sécurité, agence d'évènementiel… Une multitude de prestataires peut vous aider pour réussir votre événement.
Quelle sera la météo le jour de l'évènement ?
Si vous en avez l'opportunité, consultez la météo avant le jour J. Cela peut vous être très utile.
Comment puis-je m'adapter à une météo capricieuse ?
Il est essentiel de pouvoir s'adapter à une météo capricieuse. En fonction de la saison, prévoyez tout ce dont vous avez besoin pour affronter la pluie, le vent ou la chaleur.
Comment est-ce que je souhaite faire la promotion de cet événement ?
Vous pouvez annoncer votre événement sur les réseaux sociaux, via des flyers, ou même des goodies évènementiels.
Pour quelle décoration vais-je opter ?
La décoration est un aspect très important de votre événement, ne la négligez pas !
Ai-je besoin d'une assurance ?
Une assurance peut s'avérer nécessaire dans certains cas. N'hésitez pas à vous renseigner.
Est-il nécessaire d'informer les autorités locales ?
Certains événements exigent que les autorités locales soient au courant, pour assurer notamment la sécurité du public.
Comment puis-je assurer la sécurité de cet événement ?
Si vous avez besoin d'agents de sécurité, renseignez-vous auprès d'une entreprise spécialisée pour connaître les tarifs. Si vous avez un doute, n'hésitez pas à demander de l'aide ! L'animation d'événements ne s'improvise pas.
Est-ce que je compte offrir des cadeaux à mes convives ?
Vos convives peuvent repartir avec des cadeaux. Ces petites attentions sont très appréciées.
