Vous êtes en plein préparatifs d’un événement extrêmement important pour votre entreprise auquel tous vos collaborateurs vont participer ? Aucune erreur n’est alors admise. Afin de vous faire accompagner dans ce projet et qu'il soit réussi, il est judicieux de se faire accompagner par une agence d’animation d’événement d'entreprise. Voici comment elle œuvre pour vous aider.
Différents types d’agences d’animation d’événement d’entreprise
Il est possible de faire appel à une agence événementielle lorsque l’on est un particulier pour un baptême ou un mariage par exemple mais ce sont plus souvent les professionnels qui font appel à une agence d’animation d'événement d’entreprise comme Creashow. En effet, les sociétés ont besoin de mettre au point une animation d’entreprise lors d’un séminaire, d’un team building, pour une soirée de lancement de produit, pour un anniversaire de la société…
La première chose à faire est donc de sélectionner votre agence d’animation d’événement en en choisissant une qui se soit spécialisée dans les événements pour les entreprises afin qu’elle réponde exactement à vos attentes.
L’élaboration d’un cahier des charges
Lorsque vous décidez de créer un événement pour votre entreprise, généralement, il y a des objectifs qui peuvent être de favoriser la cohésion dans votre équipe, d’apaiser des tensions, de permettre à vos collaborateurs de se découvrir dans un cadre différent… Vous commencerez donc par expliquer à l’agence d’animation d’événement d’entreprise quel est votre but afin qu’elle puisse vous proposer une animation d’entreprise qui soit en adéquation. Tout cela va lui permettre d’élaborer un cahier des charges où seront notifiés vos besoins avant, pendant et après l’événement.
Pour le rédiger l’agence va prendre connaissance d’un certain nombre d’éléments dont tout d’abord le budget dont vous disposez car toute la suite est conditionnée par celui-ci. Ensuite, elle pourra vous faire des suggestions et recommandations quant à l’animation d’événement d’entreprise qui sera la plus appropriée en fonction de votre budget et de vos objectifs. Dans tous les cas, elle ne manque pas d’idées créatives pour un événement totalement unique et original comme celles présentées sur le blog Mon dandy par exemple.
La mise en œuvre de l’animation d’entreprise
L’agence d’animation d’événement, une fois qu’elle vous a présenté son plan et que vous l’avez validé, se charge de tous les préparatifs. Elle contacte donc les prestataires et fournisseurs nécessaires pour la réalisation de l’événement. Étant habituée à prendre en charge ce type de mission, elle bénéficie d’un réseau de partenaires et sait ainsi lesquels elle peut solliciter. Cela lui permet aussi de négocier les tarifs.
S’ensuit toute la préparation logistique pour la réalisation de l’animation d’événement d’entreprise. Cela concerne la réservation du lieu et celle de l’hébergement si nécessaire, la sonorisation, le repas, les collations, l’animation d’entreprise…
Elle s’assure que tous les préparatifs se déroulent au mieux et gère les imprévus quand il y en a. Ses connaissances dans le monde de l’événementiel lui permettent de trouver un plan B rapidement pour répondre à tous les aléas et permettre à votre événement d'avoir lieu dans les meilleures conditions. Cela fait partie des multiples avantages à faire appel à une agence événementielle comme cela est expliqué sur cette page.
Le feedback
L’agence en animation d’événement d’entreprise s’assure qu’au cours de l’événement tout se passe comme cela était prévu. Elle suit chaque étape et gère les prestataires qui interviennent ce jour-là. Elle prend ainsi en charge l'intégralité du projet ce qui vous évite d’avoir à vous occuper de quoi que ce soit. Vous pouvez ainsi rester concentré sur votre cœur d’activité durant les préparatifs et profiter de l'événement le jour J.
Une fois que celui-ci est passé, elle fait un point avec vous afin de voir ce qui a été et les axes d’amélioration éventuels pour la prochaine animation d’événement.
