Qu'il s'agisse de trouver des sponsors ou de rassembler des orateurs, votre liste d'actions semble interminable. Comme environ 36 % des organisateurs d'événements consacrent la plus grande partie de leur budget à l'aménagement des lieux, le choix d'un lieu de séminaire devient l'un des aspects les plus importants et très certainement les plus difficiles du processus de planification.
Pour vous rendre la tâche plus simple, voici quelques recommandations pour trouver la salle de séminaire idéale pour votre prochain événement d'entreprise.
L'accessibilité
L'emplacement du lieu de l'événement est importante pour accroître au maximum la participation au séminaire. Avec près de 63 %, l'accessibilité est le facteur le plus important dans le choix d'un
séminaire d'entreprise.
Avant de déterminer l'emplacement, assurez-vous que les transports sont aisément accessibles jusqu'au lieu du séminaire, afin que les intervenants puissent facilement arriver par train, en voiture ou par tout autre moyen de transport.
Si vos participants sont constitués de VIP ou de cadres de haut niveau et que les seuls moyens de déplacement disponibles nécessitent plus d'un trajet, vous allez très certainement perdre des participants. Confirmez aussi que les intervenants qui ont fait le choix de se rendre en voiture au lieu du séminaire disposent d'un parking ou d'un service de voiturier suffisant.
En outre, assurez-vous qu'il y a des restaurants et d'autres attractions situés à proximités qui fonctionnent avant ou après l'événement, afin de maximiser les possibilités de réseautage additionnelles.
L'hébergement et la disponibilité
Si le lieu du séminaire n'est pas situé dans un hôtel, il faut prévoir un hébergement approprié pas trop loin de l’événement (dans le cas où le séminaire va durer plusieurs jours). S'il n'est pas facile d'accès, vérifiez si l'hôtel propose un service de navettes.
Si ce n'est pas le cas, tenez compte de la disponibilité et du coût des services de transport (taxi ou VTC) pour les participants. Pour ce qui est de la disponibilité, dès que vous avez vérifié si le lieu est disponible, vérifiez aussi si les espaces extérieurs et autres le sont aussi, compte tenu de la croissance de plus de 2 % de la demande de lieux non traditionnels au cours de l'année dernière.
Assurez-vous de déterminer s'il s'agit de la saison de pointe du lieu ou de la salle. Cela aura un impact sur le volume de trafic dans les espaces communs et pourrait empêcher les possibilités de réseautage organique du séminaire (salon VIP, piscine, etc.).
La pertinence et les prix du lieu du séminaire d'entreprise
Le lieu proposé nuit-il ou reflète-t-il l'image du séminaire ? Il est primordial que le lieu soit bien aligné non seulement sur l'image que vous tentez de projeter, mais aussi qu'il soit le plus adapté pour votre public cible. N'oubliez pas les parties prenantes et les sponsors.
Renseignez-vous auprès du coordinateur du lieu pour savoir s'il y aura d'autres événements sur place qui entrent en conflit avec votre séminaire ou votre message de marque. Tenez également compte des coûts. Étant donné que plus de 20 % des planificateurs ont un événement dont les dépenses sont inférieures à 50 000 euros, les contraintes budgétaires doivent être communiquées au site dès le début.
Toutefois, si vous avez trouvé la solution adéquate pour votre séminaire, demandez au planificateur s'il envisagerait de baisser le coût en échange d'un contrat pluriannuel. N'ayez pas peur de négocier ! Renseignez-vous aussi sur l'effectif (personnel, sécurité, etc.), car vous aurez beaucoup à faire le jour du séminaire. Il serait donc judicieux d'avoir quelqu'un pour vous aider
